חותמת חברה
עבור מי זה מתאים ובאיזה שלב?
מהי חותמת חברה? מי משתמש בחותמת ייעודית לחברה והאם אפשר וכדאי לעבור להשתמש בחותמת דיגיטלית לחברה? מה חשוב לבעלי חברות לדעת על חותמת חברה דיגיטלית? איך החותמת הדיגיטלית של החברה משתלבת במערכת חתימה ירוקה ומקלה על העבודה עם מסמכים וטפסים דיגיטליים?
מהי חותמת חברה?
כל עסק חייב לפחות חותמת אחת כדי לחתום על מסמכים רשמיים, ויש חותמות המשמשות לצרכים נוספים במהלך הפעילות העסקית השוטפת. יש סוגים שונים של חותמת חברה, לדוגמה חותמת עם תאריך עדכני, חותמת לבעלי מקצועות חופשיים כמו רופאים ועורכי דין, חותמת מיוחדת למורים ועובדי הוראה, וכמובן יש חותמת לעסק, מלבנית או עגולה, הכוללת פרטים לזיהוי העסק או הארגון, לרבות ח"פ או תעודת הזהות של העוסק.
החותמת הייתה נפוצה מאוד בעבר אך היא עדיין משמשת בעלי עסקים, חברות וארגונים, ובעקבות המהפכה הדיגיטלית כיום ניתן להוציא חותמת חברה דיגיטלית. כדאי לדעת כי חתימה דיגיטלית מסייעת לעצמאים ולחברות להוציא מסמכים ממוחשבים ודיגיטליים ללקוחות שלהם, וכאשר מוספים את החתימה האלקטרונית המסמך מהווה מקור ואינו ניתן לשינוי, ולמעשה אחד מהשימושים השכיחים ביותר של חותמת חברה דיגיטלית הוא חתימה על חשבוניות מס וקבלות הנשלחות ללקוחות בית העסק.
את מי היא משמשת?
באופן כללי, חותמת חברה משמשת בעלי מקצועות חופשיים כמו עורכי דין, רואי חשבון, אדריכלים, רופאים, מהנדסים ועוד. כמו כן, החותמת משמשת עצמאים ופרילנסרים בכל תחומי העיסוק, והיא משמשת גם חברות, ארגונים, רשויות ומוסדות.
כאמור, יש סוגים שונים של חותמת חברה, והחותמות השונות חיוניות לפעילות השוטפת בעסק, בחברה או בארגון. בין היתר, חותמת חברה משמשת עצמאים וחברות לחתימה על שיקים, חשבוניות, קבלות, הצעות מחיר, תעודות משלוח ומסמכים רבים נוספים.
בעלי המקצועות החופשיים, ובמיוחד עורכי דין ורואי חשבון, חייבים חותמת רשמית של בית העסק או המשרד מאחר ורק כך המסמכים שהם מפיקים יהיו רשמיים ובעלי תוקף.
בנוסף, עסקים וארגונים רבים משתמשים בחותמת תאריך הנחשבת לנפוצה מאוד מאחר שהיא מקלה על העבודה השוטפת ומסייעת בתיעוד מסמכים, ציון תאריך תפוגה, מיון, בקרה וכו'. חותמת נפוצה נוספת כוללת לוגו והיא משמשת בדרך כלל לצורכי מיתוג בית העסק או החברה.
באיזה שלב עוברים לחותמת חברה דיגיטלית?
חותמות עסקיות נמצאות בשימוש נרחב כבר מאות שנים, ובעבר הרחוק יחסית הן שימשו בעיקר לאימות ולזיהוי מסמכים ומכתבים רשמיים, כאשר בעבר החותמת הייחודית הייתה עשויה מעץ או ממתכת כדי להטביע אותה על שעווה מומסת. בסוף המאה ה-19 החלו להופיע חותמות גומי לעסקים, והחותמת הגמישה והזולה יותר החליפה את הדור הקודם והמסורבל של החותמות.
כתוצאה מהמהפכה הדיגיטלית העוברת על העולם בשנים האחרונות, ובעקבות חוק חתימה אלקטרונית, בעלי עסקים קטנים ובינוניים, כמו גם חברות וארגונים, עברו להשתמש בחתימה דיגיטלית. חותמת דיגיטלית לחברה הפכה לכלי נפוץ המציע יתרונות רבים לעצמאים ולבעלי העסקים והחברות, ויש אפשרות לעצב חתימה דיגיטלית בהתאם לצורכי המיתוג והשיווק של העסק.
כלומר, במקום חותמת חברה רגילה המחייבת שימוש ידני, כיום ניתן להשתמש בחתימה דיגיטלית כדי לחתום בקלות על מסמכים וטפסים מקוונים, והעסק יכול לחסוך זמן ומשאבים רבים, לשפר את האבטחה ולמנוע זיופים ותרמיות.
האם המעבר לחתימה דיגיטלית חכם?
ראוי לציין כי חותמת חברה דיגיטלית מהווה צעד חכם לכל עסק וארגון, מאחר שהיא משפרת את העבודה השוטפת בעסק או בארגון, את אבטחת המידע ויש לה תוקף משפטי, כל עוד משתמשים בחתימה דיגיטלית מאובטחת או מאושרת.
המעבר לחתימה דיגיטלית כדאי ומשתלם בגלל היתרונות הבאים:
- קשה מאוד לזייף חתימה דיגיטלית מאושרת בגלל הזיהוי המוחלט של הגורם החותם על מסמך כזה או אחר.
- החתימה הדיגיטלית מעניקה שכבת הגנה נוספת על זיהוי המשתמש באמצעות רכיב ההצפנה.
- ניתן לשמור את המסמכים הדיגיטליים החתומים בארכיון מאובטח בענן.
- לא ניתן לשנות את המסמך לאחר הוספת החתימה.
- מיתוג של העסק כחדשני, הניצב בחזית הטכנולוגיה.
- שיפור חוויית הלקוח של הארגון וייעול שירות הלקוחות.
- חיסכון בזמן ובמשאבים.
מה עוד חשוב שיהיה לכם כבעלי חברה?
בעלי חברות, כמו גם בעלי עסקים קטנים ובינוניים, חייבים חותמת חברה לפעילות העסקית השוטפת וכמתחייב בתקנות. כיום, עוד ועוד בעלי חברות עוברים להשתמש בטכנולוגיות דיגיטליות חדשניות ומתקדמות, ביניהן חותמת חברה דיגיטלית לצורך חתימה על מסמכים שונים, כולל חשבוניות וקבלות. מעבר לחתימה הדיגיטלית לחברה מומלץ לבעלי עסקים וחברות לרכוש מנוי למערכת חתימה ירוקה כדי לעבוד ביעילות עם מסמכים וטפסים דיגיטליים בהתאם לצורכי העסק.
חותמת דיגיטלית לחברה היא צו השעה בגלל היתרונות שהיא מספקת, וכדי לייעל את העסק ולשפר את השירות ללקוחות כדאי להשתמש בחתימה ירוקה ולעבוד בנוחות וביעילות עם מסמכים דיגיטליים שונים.
