קליטת עובד חדש – כיצד עושים זאת בצורה נכונה?

כמה חשוב לעשות זאת נכון, ומהם הצעדים הנחוצים ביותר?

הליך קליטת עובד חדש הוא תהליך מתמשך, שאינו מסתיים ביום החתימה על חוזה העבודה. הוא נמשך עד להשתלבות מלאה ומוצלחת של העובד בסביבה הארגונית. בהליך גיוס של עובד חדש בארגון יש להתייחס לשני מישורים מרכזיים – הצד של הארגון והצד של העובד. לכן, חשוב לבנות תוכנית מקצועית ומפורטת לקליטה אחידה, יעילה ומהירה המסייעת לעובדים החדשים להיקלט בזרועות פתוחות ובצורה קלה וידידותית.

איך לבצע קליטת עובדים בעסק בצורה נכונה? כיצד מערכת חתימה ירוקה יכולה לסייע בהליך קליטת עובדים חדשים? מה היתרונות של טופס דיגיטלי לקליטת עובד חדש? בואו נתחיל.

כדי שכולם יהיו מרוצים כדאי לעבוד לפי הצעדים הבאים:

ההליך הנכון לקליטת עובד חדש בארגון נועד להקל על העובד במקום עבודתו החדש, והמטרה היא לסייע לו להביא את כל יכולותיו וניסיונו המקצועי בתפקידו החדש על מנת לממש את מלוא הפוטנציאל שלו ולהיות פרודוקטיבי. כדי שכולם יהיו מרוצים כדאי לתכנן תוכנית פרטנית לקליטת עובד חדש בארגון, והצעדים הבאים יכולים לסייע לכם לקלוט נכון את העובד ולהעניק לו את כל התמיכה הנחוצה עבורו בתחילת דרכו בארגון:

1. הכנת שטח העבודה

עובד חדש תמיד נמצא במעט הלם מאחר שעליו להכיר את סביבת העבודה החדשה ובנוסף עליו להכיר את האנשים החדשים איתם יעבוד, ספקים ומחלקות שונות, מנהלים חדשים ותהליכי עבודה שונים. לכן, חשוב להקל על העובד החדש בתחילת דרכו.

2.קליטה וספיגת הידע

חשוב למנות צוות בארגון שיהיה אחראי על קליטת עובדים, ותפקיד הצוות הוא להקנות את כל הידע הנדרש לעובד החדש על מנת שהוא יוכל לתפקד היטב ולהתמודד בקלות עם המעבר לסביבת עבודה חדשה שאינה מוכרת לו. אפשר לשלב סדנאות אישיות ופעילויות נוספות כמו הכרת הצוות בצורה לא פורמלית ועוד. ראוי לציין כי בארגונים רבים ממשיכים להשתמש בטפסים רגילים ומודפסים לקליטת עובדים, למרות שכיום יש פתרון דיגיטלי, חכם, יעיל ומתקדם יותר שמבטיח יתרונות רבים למעסיק ולעובדים החדשים.

על כן, כדאי לעבור למערכת מתקדמת ליצירת טפסים דיגיטליים באמצעותה ניתן להכין טופס דיגיטלי לקליטת עובד חדש, וזאת בעזרת מערכת ניהול תיק עובד הכלולה בתוכנה החכמה. העובד מקבל לנייד שלו טופס דיגיטלי לקליטת עובד חדש וכל שעליו לעשות הוא למלא את פרטיו ולחתום על המסמך המקוון. לאחר חתימתו על הטופס, המסמך נשמר בתיק העובד בארכיון הדיגיטלי בענן שמשמש את מחלקת משאבי אנוש.

3. שלב התאמה והשילוב בארגון

זהו שלב קריטי שנועד להסדיר את העניינים הטכניים והביורוקרטיים של העובד החדש בארגון, למשל קליטת העובד באמצעות מערכת חתימה ירוקה המאפשרת לקלוט אותו בצורה מיטבית, בין היתר בעזרת פיצ'ר מתקדם של ניהול תיק עובד במערכת הממוחשבת. כמו כן, שלב זה נועד לסייע לעובד החדש להשתלב בארגון ולעבור חפיפה המסייעת לו להכיר את נהלי העבודה, ללמוד את תפקידו ולהבין מהן ציפיות המעסיק ממנו.

מומלץ לבצע גם את הדברים הבאים:

סיור בארגון והיכרות עם הצוות

לצד הליך הקליטה הביורוקרטי שמחייב מילוי טפסים ורישום במערכות השונות, חשוב לכלול בהליך קליטת העובד גם סיור מאורגן במקום העבודה החדש ומומלץ לארגן היכרות עם הצוות.

פגישה עם מנהל ישיר

לאחר היכרות עם הצוות חשוב לכלול בהליך קליטת העובד גם פגישה אישית עם המנהל הישיר. מומלץ לבצע שיחה זו כבר ביום הראשון לעבודה של העובד החדש, ובשיחה זו המנהל הישיר יכול לתאם ציפיות, להרחיב את הידע על התפקיד והמטרות, לעדכן על חלוקת העבודה ולוח הזמנים המתוכנן וכדומה.

הדרכה על תוכנות ושירותים

העובד החדש חייב להכיר את התוכנות והשירותים שבהם עליו להיעזר לצורך מילוי תפקידו. לכן, כדאי למנות צוות שיהיה אחראי על קליטת עובדים חדשים, וחשוב ללמד את העובד החדש על התוכנות השונות על מנת להקל עליו, לקצר את תקופת זמן הלימוד ו"הכניסה לעניינים" ולסייע לו להצליח בתפקידו.

תרגול משימות

ארגון שמעוניין לקלוט עובדים חדשים בקלות ובמהירות חייב לכלול בהליך קליטת העובד גם תרגול משימות. לאחר שהעובד מכיר את סביבת עבודתו כדאי לדרוש ממנו לבצע כמה משימות לצורך תרגול והכרת נהלי העבודה והתוכנות, וכך העובד משתלב מהר וטוב יותר בארגון.

משוב על התקדמות העובד

המנהל הישיר חייב להקפיד על שיחות משוב עם העובד החדש, מומלץ כבר בסיום השבוע הראשון לנהל שיחת משוב וכך ניתן להסיק מסקנות ותובנות לגבי עבודתו של העובד החדש ולהפיק לקחים כדי להקל על קליטת עובדים חדשים.

מצד מחלקת משאבי אנוש

חשוב לזכור כי יש תפקיד מרכזי למחלקת משאבי אנוש בהליך קליטת עובד חדש, וכדי להקל עליו מומלץ להיעזר במערכת חתימה ירוקה המאפשרת להכין טופס דיגיטלי לקליטת העובד החדש, באמצעות הפתרון לניהול תיק העובד במערכת הממוחשבת שבענן. יש כמה טפסים שכל עובד חדש חייב למלא, וכדי להקל על העובדים החדשים ולהימנע מטעויות אנוש כדאי לעבור למערכת מתקדמת ליצירת ולניהול טפסים דיגיטליים.

שלב הקליטה של עובד חדש הינו קריטי עבור שני הצדדים, הן למעסיק והן לעובד. כאשר עובדים עם טפסים דיגיטליים במחלקת משאבי אנוש מקצרים ומייעלים את ההליך לקליטת העובד, וניתן לסיים את הביורוקרטיה כבר ביום הראשון בעבודה, במקביל לשלב ההדרכות וההכרות עם סביבת העבודה החדשה.

מה כולל טופס קליטה סטנדרטי?

טופס קליטת עובד טיפוסי הוא מסמך מורכב המהווה את הבסיס הפורמלי לקשר בין העובד לארגון. בצד העובד, הטופס כולל פרטים אישיים מלאים, כגון שם פרטי ומשפחה, מספר תעודת זהות, כתובת ופרטי יצירת קשר, וכן הצהרות על זכויותיו וחובותיו. לעיתים קרובות, העובד נדרש לצרף מסמכים פיזיים כמו צילום תעודת זהות או אסמכתאות על ניסיון קודם.

בצד המעסיק, הטופס כולל סעיפים כמו סיווג מקצועי של העובד, תנאי העסקתו, ושורה של אישורים וחתימות של גורמים שונים בארגון – החל ממנהל הגיוס, דרך מחלקת השכר ועד למנהל הישיר. המורכבות של התיעוד וריבוי הגורמים המעורבים בהליך קליטת עובד חדש הופכים את התהליך הידני לאיטי ומועד לטעויות.

טופס דיגיטלי לקליטת עובד עם מערכת חתימה ירוקה

מערכת "חתימה ירוקה" מציעה פתרון יעיל ומתקדם שמשנה את כללי המשחק. היא מאפשרת להפוך את הליך הקליטה הישן והמסורבל לרצף פעולות דיגיטלי, יעיל ומאובטח. כך זה עובד בפרקטיקה:

1.יצירת טופס דיגיטלי ושליחה: מחלקת משאבי אנוש יוצרת טופס קליטה דיגיטלי במערכת. הטופס נשלח לעובד החדש באמצעות קישור ייעודי במייל, בוואטסאפ או במסרון, מה שמאפשר לו לגשת אליו מכל מקום ומכל מכשיר, עוד לפני יומו הראשון בעבודה.

בחרו באפשרות "תבניות" ולחצו על "צור תבנית חדשה".

לחצו על האפשרות "עריכת שדות תבנית" הנמצאת בעמודת הפעולות ומקמו את השדות במקום הרצוי, ושמרו את התבנית לטופס קליטת עובד חדש. כעת ניתן לשלוח את הטופס למילוי על ידי העובד החדש.

2.מילוי הטופס: העובד החדש מקבל את הטופס המקוון במייל, בוואטסאפ או בהודעת SMS, ועליו למלא את השדות המוגדרים מראש. לאחר מילוי נכון של הטופס האינטואיטיבי, העובד חותם על המסמך והחתימה הדיגיטלית המאובטחת עומדת בכל דרישות החוק.

3.התראה על מילוי וחתימה מרחוק: לאחר שהעובד החדש ממלא את הטופס וחותם עליו, מתקבלת התראה במערכת אצל גורמים רלוונטיים כמו מנהל ישיר, מנהל משאבי אנוש, חשב שכר וכו', לצורך אישור נוסף או לתיוק אוטומטי בארכיון הדיגיטלי והמאובטח בענן. המערכת מתייקת באופן אוטומטי את המסמך בתיק העובד, יחד עם מסמכים רלוונטיים נוספים כמו חוזה העסקה, טופס 101, צילום ספח ות"ז ועוד, ע"י מנגנון תיקיות שמשייך את המסמך אוטומטית לתיקייה המבוקשת לאחר חתימתו.

יתרונות מרכזיים

• חיסכון בזמן ובעלויות: תהליך דיגיטלי לקליטת עובד חדש בארגון מבטל את הצורך בהדפסה, סריקה ותיוק ידני, חוסך בעלויות נייר, דיו ושטחי אחסון (ארכיון פיזי), ומפחית את זמני העבודה של מחלקת משאבי אנוש.
• שיפור חוויית העובד וה-HR: תהליך קליטה חלק, מודרני וידידותי יוצר רושם ראשוני חיובי על העובד, ומפחית את הטרחה הביורוקרטית ממחלקת משאבי אנוש.
• אבטחת מידע ונגישות: ריכוז כל המסמכים בתיק עובד דיגיטלי מאובטח מונע אובדן, בלאי או גישה בלתי מורשית, ומאפשר שליפה מהירה של המידע בכל רגע נתון.
• אחריות סביבתית: המעבר לתהליך ללא נייר הוא צעד משמעותי של הארגון למען איכות הסביבה. הארגון זוכה לתדמית של עסק ירוק, המהווה יתרון חשוב נוסף.

רוצים לייעל את העבודה ולקלוט עובדים חדשים בצורה דיגיטלית ומהירה? לחצו כאן…